Forretningsbreve: Holde dem kort og til punktet

Copyright © Shaun R. Fawcett

Hvis du nogensinde udarbejde breve, eller andre dokumenter, hvor kortfattethed er vigtig, vil du være meget opmærksomme pÃ¥ disse smÃ¥ praktiske “tricks af handel”.

Følgende er et forkortet uddrag fra et kapitel, jeg har inkluderet et par af mine skrivning Kits.

—————

Enhver, der har læst nogen af mine artikler om emnet af brevskrivning eller genoptage skrivning vil vide hvor vigtigt jeg mener det er at minimere antallet af sider, helst begrænse dem til én side, hvor det er muligt.

Og vi ved alle, hvordan tacky det ser ud når vi lagt sidste hånd på et brev og det overløb på den anden side af en eller to linjer. Meget uprofessionelt!

SÃ¥ er der en række handy lille tricks, som jeg har brugt i de Ã¥r, der vil hjælpe med at “klemme” et brev eller et andet dokument pÃ¥ én side uden at blive bemærket af den gennemsnitlige læser. Disse tricks kan anvendes ved hjælp af enhver standard tekstbehandlingsprogram softwareprogram.

Jeg er ikke sikker på, om en puristiske på en sekretærskole ville godkende nogle af mine metoder, da de kan afvige fra visse tekniske standarder, men jeg har brugt dem hundredvis af gange og ingen er nogensinde blevet klogere. Vigtigste punkt er, at jeg var i stand til at holde et brev på én side, når der opstod overløb i den første version af et par linjer på en anden side.

Nedenfor er min “side kompression tips”, som er vist i den rækkefølge, hvori jeg foreslÃ¥r, at du anvender dem:

1. Flyt både venstre og højre margen ud omkring 1/4 tommer tættere på kanten af siden.

2. Flyt til top- og bundmargenerne ud omkring 1/4 tommer tættere til kanten af siden.

3. Rediger ud for et eller to ord “overløb”. Hvad jeg mener her er det: efter at bogstavet er udarbejdet tage et godt kig pÃ¥ hvert afsnit. Se hvis der er nogen, der har en slutdato sætning, som “overløber” pÃ¥ en ekstra linje af hensyn til ét ord. Hvis ja, gøre en mindre redigering eller to i det afsnit, der forkorter det lidt, sÃ¥ledes at det sidste ord eller to ikke vil overflow pÃ¥ følgende linje. Brug denne metode, kan du ofte fÃ¥ to eller tre ekstra linjer i en en-sides brev.

4. Juster linjeafstand pÃ¥ siden. Du kan fÃ¥ betydelig plads pÃ¥ en side ved at justere linjeafstanden i teksten. For eksempel, hvis standard linjeafstand er angivet til “enkelt” pÃ¥ 12 point Prøv at indstille det til “præcis” pÃ¥ 12 point hvis din skriftstørrelse er 12. Hvis der ikke gør det, kan du prøve “præcis” pÃ¥ “11 pts”. Ofte nødt du til at eksperimentere lidt med denne ene til at fÃ¥ look lige højre.

5. som en sidste udvej, kan du prøve at reducere størrelsen af skrifttypen af 1 punktstørrelse, sige fra 12 til 11 point.

6. Hvis det stadig ikke “passer”, er der en sidste ting du kan prøve, hvis du er forfatteren af brevet. GÃ¥ tilbage og redigere det endnu en gang. Kigge efter overflødige tanker og sætninger, eller dem, der kan kombineres til én sætning i stedet for to. Er hvert eneste ord og sætning absolut nødvendigt at dit budskab? Du vil blive overrasket over den pladsbesparelse, at denne proces kan resultere i.

Som jeg sagde tidligere, prøve ovenstående metoder i rækkefølge, en-på-en-gang, kontrollerer hver gang at se, hvis din seneste ændring har gjort tricket for dig.

Hvad sker der, hvis det stadig ikke vil passe?

Nu, hvis du har brugt alle de ovenstÃ¥ende tricks og du stadig ikke kan fÃ¥ brev til at passe pÃ¥ én side, er det tid til at indrømme, at du har fÃ¥et en ægte to-pager. I hvilket tilfælde, bør du sÃ¥ tænke “vende” nogle af de kompression tricks, som du anvendte da du prøvede at “klemme” brevet, og derefter koncentrere sig om at gøre en afbalanceret søger anden side.

Der er intet værre ud end et brev med en en eller to sætning anden side! SÃ¥ i dette tilfælde kan du faktisk “strække” brev ud en smule.

Ofte, på dette tidspunkt jeg faktisk øge linjeafstanden og reducere margenerne lidt så der vil være en anstændig mellemstore overløb på den anden side.

For eksempel prøve at vende trin 1, 2 og 4 ovenfor. Så i stedet for faldende top, bund og side marginer på side et, prøve at øge dem af 1/4 i. hele vejen rundt. Derefter øge punktstørrelsen og se om det hjælper. Ideelt set forsøge at få siden til at bryde renlig på et stk. pause for en nice tidy til side overgang.

Igen, jeg har brugt disse smÃ¥ “komprimering” tricks tusindvis af gange, og ingen har nogensinde trak deres hersker og revsede mig for unøjagtighed.

Det vigtige er at ende op med en professionel “ser” bogstav.

I virkeligheden, hvis du gør en meget detaljeret kontrol af de virkelige skabeloner inkluderet i et af mine skrivning Toolkits vil du finde, at jeg har brugt et eller flere af de ovenstående tricks på mange af dem. Men jeg fortæller ikke hvilke!

Indlægs forfatter: admin

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *